Gestion des dossiers

Système intégré de politiques de rétention et de conservation légale

Approbations basées sur le flux de travail

Fonction Multi-Hold activée et prise en charge de la recherche électronique

Contrôlé par le service juridique

Politique de rétention et conservation légale

Approbations basées sur le flux de travail

Notre système rationalise le processus d'approbation, le rendant efficace et cohérent grâce à des mécanismes basés sur le flux de travail. Cela garantit que les documents et les dossiers sont gérés conformément aux protocoles établis, améliorant ainsi la conformité et l'efficacité opérationnelle.

Prise en charge de multiples conservations légales et support de l'e‑Discovery

Notre solution prend en charge l'application de plusieurs conservations légales sur un même document, ainsi que des capacités robustes d'e‑Discovery. Cette fonctionnalité de conservations multiples, associée à des outils complets de recherche et de découverte, permet aux équipes juridiques de gérer et de retrouver efficacement des informations cruciales en cas de besoin.

Contrôlé par le département juridique

Conçu en tenant compte des opérations juridiques, notre système permet au département juridique de maintenir un contrôle total sur la politique de conservation et les processus de conservation légale. Ce contrôle centralisé garantit que la gestion des documents est conforme aux exigences légales et aux politiques organisationnelles.

Intégration transparente avec M-Files et SharePoint en ligne

Notre plateforme s'intègre parfaitement à M-Files et à SharePoint en ligne, offrant une solution unifiée pour la gestion des conservations légales et des politiques de conservation dans divers référentiels. Cette intégration est facilitée par des flux de travail basés sur des catégories, optimisant la gestion des documents sur différentes plateformes de stockage.

Système d'archivage et de purge

Archivage et Purge Basés sur des Règles

Mettre en place un système complet pour l'archivage et la purge de documents, régi par des règles établies par le département de conformité. Ce système automatise non seulement le processus d'archivage, mais garantit également que les documents sont purgés conformément aux directives réglementaires et organisationnelles.

Archives Restaurables et Suppression Permanente

Notre solution distingue entre l'archivage et la purge, offrant la possibilité de restaurer des documents archivés. En revanche, les documents purgés, ainsi que toutes leurs versions, sont définitivement supprimés, conformément à des normes de conformité strictes.

Dates de Déclenchement Personnalisables

Définissez les dates de déclenchement d'archivage et de purge en fonction de propriétés définies par l'utilisateur, telles que la classe de document, la catégorie et les dates de création ou de modification. Cette flexibilité permet des stratégies de gestion des documents sur mesure qui répondent à des besoins organisationnels spécifiques.

Journalisation Complète

Conservez un enregistrement détaillé et permanent de toutes les opérations d'archivage et de purge grâce à une journalisation extensive. Cette fonctionnalité garantit la transparence et la responsabilité dans les processus de gestion des documents, essentielle pour la conformité et les pistes d'audit.

Opérations Interactives et par Lots

Choisissez entre des opérations par lots ou interactives pour les tâches d'archivage et de purge. Le mode interactif nécessite l'approbation finale par des groupes d'utilisateurs désignés, ajoutant ainsi une couche supplémentaire de surveillance au processus de gestion des documents.

Précédence de la Suspension Légale

Veiller à ce que les suspensions légales l'emportent sur les règles d'archivage et de purge, en maintenant la conformité avec les exigences légales et les politiques internes. Cette mesure de sauvegarde protège les documents critiques contre un archivage ou une purge involontaire.

Opérations en Arrière-Plan

Toutes les fonctions d'archivage et de purge sont conçues pour s'exécuter en arrière-plan, minimisant l'impact sur les performances du système. Cela garantit que les processus de gestion des documents ne perturbent pas les opérations quotidiennes.

Archivage et Purge Basés sur des Règles

Archives Restaurables et Suppression Permanente

Dates de Déclenchement Personnalisables

Journalisation Complète

Opérations Interactives et par Lots

Précédence de la Suspension Légale

Opérations en Arrière-Plan

Système de mise en rétention légale

Gestion de la retenue flexible

Créez et gérez des "Retenues" nommées avec des règles spécifiques pour régir l'inclusion de documents. Ce système offre la flexibilité de définir, de modifier ou de supprimer des retenues au fur et à mesure que les conditions changent, garantissant que les documents sont gérés de manière appropriée tout au long de leur cycle de vie.

Capacité multi-retenues

Notre système prend en charge le placement d'un seul document sous plusieurs retenues simultanément, améliorant la capacité de l'équipe juridique à gérer des exigences complexes en matière de documents et garantissant une protection complète des informations sensibles.

Participation au flux de travail

Les documents en attente peuvent continuer à participer aux flux de travail, bien que avec des restrictions sur la modification ou la suppression. Cette fonctionnalité garantit que les processus critiques ne sont pas interrompus, tout en maintenant l'intégrité et la sécurité des documents concernés.

Transformation et exportation de documents

Convertissez automatiquement les documents placés en attente au format PDF, tout en archivant le document original jusqu'à ce que la retenue soit levée. De plus, offrez la possibilité d'exporter des documents d'une retenue, soit vers un lecteur externe, soit vers un autre coffre M-Files, offrant ainsi une flexibilité dans la gestion et la préservation des documents.