Aufgabenverwaltung

Integriertes Aufbewahrungs- und Rechtsstandhaltungssystem

Workflow-gesteuerte Genehmigungen

Multi-Hold aktiviert und e-Discovery-Unterstützung

Von der Rechtsabteilung kontrolliert

Aufbewahrungsrichtlinie und rechtliche Aufbewahrung

Workflow-gesteuerte Genehmigungen

Unser System rationalisiert den Genehmigungsprozess und macht ihn effizient und konsistent durch workflow-gesteuerte Mechanismen. Dies stellt sicher, dass Dokumente und Aufzeichnungen gemäß den festgelegten Protokollen verwaltet werden, was die Compliance und die operationale Effizienz verbessert.

Multi-Hold-Funktion und e-Discovery-Unterstützung

Unsere Lösung unterstützt die Anwendung mehrerer rechtlicher Sperren auf ein einzelnes Dokument sowie robuste e-Discovery-Funktionen. Diese Multi-Hold-Funktionalität, kombiniert mit umfassenden Such- und Entdeckungstools, ermöglicht es Rechtsteams, kritisch wichtige Informationen effektiv zu verwalten und abzurufen, wenn dies erforderlich ist.

Von der Rechtsabteilung kontrolliert

Unser System wurde mit den rechtlichen Abläufen im Hinterkopf entwickelt und ermöglicht es der Rechtsabteilung, die vollständige Kontrolle über die Aufbewahrungsrichtlinie und die Prozesse zur rechtlichen Sperre zu behalten. Diese zentrale Kontrolle stellt sicher, dass die Dokumentenverwaltung den gesetzlichen Anforderungen und organisatorischen Richtlinien entspricht.

Nahtlose Integration mit M-Files und SharePoint Online

Unsere Plattform integriert sich nahtlos mit M-Files und SharePoint Online und bietet eine einheitliche Lösung zur Verwaltung rechtlicher Sperren und Aufbewahrungsrichtlinien über verschiedene Repositories hinweg. Diese Integration wird durch kategoriegesteuerte Workflows ermöglicht, die das Dokumentenmanagement über verschiedene Speicherplattformen hinweg optimieren.

Archivierungs- und Löschsystem

Regelbasierte Archivierung und Löschung

Implementieren Sie ein umfassendes System für die Dokumentenarchivierung und -löschung, das von den vom Compliance-Team festgelegten Regeln gesteuert wird. Dieses System automatisiert nicht nur den Archivierungsprozess, sondern stellt auch sicher, dass Dokumente gemäß den behördlichen und organisatorischen Richtlinien gelöscht werden.

Wiederherstellbare Archive und dauerhafte Löschung

Unsere Lösung unterscheidet zwischen Archivierung und Löschung und bietet die Möglichkeit, archivierte Dokumente wiederherzustellen. Im Gegensatz dazu werden gelöschte Dokumente zusammen mit allen ihren Versionen dauerhaft gelöscht, um strengen Compliance-Standards zu entsprechen.

Anpassbare Auslöse-Daten

Setzen Sie Archivierungs- und Löschauslöse-Daten basierend auf benutzerdefinierten Eigenschaften wie Dokumentenkategorie, Klassifizierung und Erstellungs- oder Änderungsdaten. Diese Flexibilität ermöglicht maßgeschneiderte Dokumentenmanagement-Strategien, die mit spezifischen organisatorischen Anforderungen übereinstimmen.

Umfassendes Protokollieren

Führen Sie ein detailliertes und dauerhaftes Protokoll aller Archivierungs- und Löschvorgänge durch umfangreiches Logging. Diese Funktion gewährleistet Transparenz und Rechenschaftspflicht in den Dokumentenmanagement-Prozessen, die für die Compliance und Prüfprotokolle entscheidend sind.

Interaktive und Batch-Operationen

Wählen Sie zwischen Batch- oder interaktiven Operationen für Archivierungs- und Löschaufgaben. Der interaktive Modus erfordert die endgültige Genehmigung durch festgelegte Benutzergruppen, was eine zusätzliche Ebene der Kontrolle im Dokumentenmanagement-Prozess hinzufügt.

Rechtsverbindlicher Halt

Stellen Sie sicher, dass rechtliche Hold über Archivierungs- und Löschregeln Vorrang haben, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und interner Richtlinien zu gewährleisten. Diese Schutzmaßnahme schützt kritische Dokumente davor, versehentlich archiviert oder gelöscht zu werden.

Hintergrundoperationen

Alle Archivierungs- und Löschfunktionen sind so konzipiert, dass sie im Hintergrund ausgeführt werden, um die Auswirkungen auf die Systemleistung zu minimieren. Dies stellt sicher, dass die Dokumentenmanagement-Prozesse den täglichen Betrieb nicht stören.

Regelbasierte Archivierung und Löschung

Wiederherstellbare Archive und dauerhafte Löschung

Anpassbare Auslöse-Daten

Umfassendes Protokollieren

Interaktive und Batch-Operationen

Rechtsverbindlicher Halt

Hintergrundoperationen

Rechtlicher Halt System

Flexible Hold-Management

Erstellen und verwalten Sie benannte "Holds" mit spezifischen Regeln zur Steuerung der Dokumenteneinbeziehung. Dieses System bietet die Flexibilität, Holds zu definieren, zu ändern oder zu löschen, während sich die Bedingungen ändern, und stellt sicher, dass Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus angemessen verwaltet werden.

Multi-Hold-Fähigkeit

Unser System unterstützt die gleichzeitige Platzierung eines einzelnen Dokuments unter mehreren Holds, was die Fähigkeit des Rechtsteams verbessert, komplexe Dokumentenanforderungen zu verwalten und umfassenden Schutz für vertrauliche Informationen zu gewährleisten.

Workflow-Teilnahme

Dokumente im Hold können weiterhin an Workflows teilnehmen, jedoch mit Einschränkungen bei der Bearbeitung oder Löschung. Dieses Feature stellt sicher, dass kritische Prozesse nicht unterbrochen werden, während die Integrität und Sicherheit der beteiligten Dokumente gewahrt bleibt.

Dokumenttransformation und -export

Dokumente, die im Hold sind, automatisch in das PDF-Format konvertieren, während das Originaldokument archiviert wird, bis der Hold aufgehoben wird. Darüber hinaus die Möglichkeit bieten, Dokumente aus einem Hold zu exportieren, entweder auf ein externes Laufwerk oder in ein anderes M-Files-Vault, um Flexibilität bei der Dokumentenhandhabung und -bewahrung zu gewährleisten.