Funktionen
Mitgliederverfolgungsprogramm-Integration
Nahtloses Dokumentenmanagement
Die Integration von MTP mit M-Files verbindet Schulungs- und Mitgliedsmanagement mit Dokumentenspeicherung und -abruf und sorgt für nahtlose Arbeitsabläufe. Diese Integration vereinfacht den Zugang und die Verwaltung von Dokumenten durch die Gewerkschaften, die mit Mitgliedern, Klassen und Kursen in Verbindung stehen.
Automatische Dokumentverknüpfung
In MTP sind Dokumente auf die Verknüpfung entweder zu einem Mitglied oder zu einer Klasse beschränkt, was die Zugänglichkeit einschränkt. Mit der M-Files-Integration sind Dokumente, die zu einer Schulungsklasse hinzugefügt werden, automatisch sowohl mit der Klasse als auch mit ihren teilnehmenden Mitgliedern verknüpft, was das Dokumentenmanagement vereinfacht. Die vereinheitlichte Suche von M-Files ermöglicht es den Benutzern, alle Dokumente, die mit einem Mitglied oder einer Klasse verknüpft sind, aus einer einzigen Suche zu finden.
Bidirektionale Synchronisierung
In M-Files gespeicherte Dokumente werden sofort mit MTP synchronisiert, wobei die entsprechenden Ordnerstrukturen und Datenbankeinträge für Echtzeit-Updates beibehalten werden. Diese Synchronisierung gewährleistet konsistente und genaue Informationen in MTP und M-Files, wodurch die Daten aktuell und zuverlässig bleiben.
OCR-verbesserte Durchsuchbarkeit
Die OCR-Technologie in M-Files wandelt Dokumente in durchsuchbare Formate um und ermöglicht vollständige Textsuchfunktionen für verbesserte Sucheffizienz. Darüber hinaus optimiert OCR die Dateispeicherung, indem die Dateigrößen reduziert werden, während die Inhaltsqualität erhalten bleibt, was die Gesamtleistung des Systems verbessert.
Metadatengetriebene Workflows
Betriebliche Effizienz und Flexibilität
Vereinfachte Prozesse
Benutzer können Dokumente ganz einfach über eine Drag-and-Drop-Oberfläche in M-Files hochladen, wodurch der manuelle Aufwand minimiert und der Prozess beschleunigt wird. Die automatisierte Metadatenbefüllung sorgt dafür, dass Dokumente genau kategorisiert werden, was das Ressourcenmanagement optimiert und das Risiko von Fehlklassifizierungen reduziert. Diese Integration von Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung steigert die betriebliche Effizienz und erhält gleichzeitig die Datenintegrität.
Skalierbare Bereitstellung
Die Integration ist so konzipiert, dass sie großangelegte Operationen unterstützt und sich an wachsende Daten- und Benutzeranforderungen anpasst, während das System wächst. Die robuste Systemarchitektur sorgt auch während der Spitzenzeiten für eine effiziente Leistung und ermöglicht nahtlosen Umgang mit hohen Volumina, ohne Geschwindigkeit oder Zuverlässigkeit zu beeinträchtigen.
Vollständige Nachvollziehbarkeit
Jede Operation innerhalb von M-Files wird sorgfältig verfolgt, um umfassende Prüfpfade für Compliance und Verantwortlichkeit sicherzustellen. Darüber hinaus führt M-Files eine detaillierte Versionsgeschichte von Dokumenten, die alle Änderungen im Laufe der Zeit dokumentiert, um Transparenz zu gewährleisten und die einfache Wiederherstellung vorheriger Dokumentversionen bei Bedarf zu erleichtern.
Sicherheit und Compliance
Unternehmensweite Sicherheit
Sowohl MTP als auch M-Files priorisieren die sichere Speicherung und Übertragung sensibler Daten und bieten einen robusten Schutz gegen potenzielle Bedrohungen. Darüber hinaus unterstützt M-Files die Anforderungen an die regulatorische Archivierung und hilft Handelsgemeinschaften, die Compliance-Standards zu erfüllen, indem sichergestellt wird, dass Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt und in Übereinstimmung mit den Branchenvorschriften zugänglich sind.
Zentralisierte Workflow-Verwaltung
Die Integration ermöglicht es, dass Betriebsabläufe an mehreren Standorten unter einem einheitlichen Rahmen funktionieren, sodass eine konsistente Kontrolle von Dokumenten und Mitgliedschaften an allen Standorten gewährleistet ist. Dieser optimierte Ansatz vereinfacht Prozesse, verbessert die Koordination und reduziert die Komplexität bei der Verwaltung von Ressourcen und Mitgliedschaften in verteilten Umgebungen.
